Etre efficace avec Microsoft Office Outlook 2016

Outlook 2016, est bien connu comme client de messagerie mais en connaissez-vous toutes les possibilités?

Comment obtenir Microsoft Outlook 2016?

Outlook 2016 est disponible via une offre Office 365 ou une des suite Microsoft Office.

Consultez la boutique Microsoft pour de plus amples détails : https://www.microsoft.com/fr-fr/store/b/office

Vous y retrouverez les différents tarifs.

Gérer ses boîtes emails

Vous disposez de plusieurs boîtes mails? Pas de soucis, grâce à Outlook 2016, vous pouvez gérez plusieurs comptes de messagerie, et ce, de façon centralisée :

  • Outlook.com
  • Hotmail.com
  • Live.com
  • Gmail
  • Yahoo

Configurer une nouvelle boîte mail

Un nouveau compte pourra être configuré via le menu “Fichier” / “Ajouter un compte“.

Vous verrez peut-être à la place une page de bienvenue s’il s’agit du premier lancement de l’application.

Page de bienvenue Outlook 2016
Page de bienvenue Outlook 2016

Configuration automatique

Par défaut, Outlook peut tenter de reconnaître la bonne configuration à appliquer en fonction de votre fournisseur de mail.

La tentative de configuration automatique tentera tout d’abord une connexion sécurisée puis non sécurisée.

Ici Outlook 2016 a bien reconnu mon service de messagerie, à savoir Yahoo.

Outlook et service Yahoo
Outlook et service Yahoo

 

Configuration manuelle

C’est l’option que vous choisirez si la première option a échouée.

Pour configurer un nouveau compte e-mail de façon manuelle, vous devrez connaître les informations de votre serveur de messagerie, à savoir :

  • serveur de courrier entrant (POP3 ou IMAP) et le port à utiliser
  • serveur de courrier sortant (SMTP) et le port à utiliser
  • votre adresse e-mail et mot de passe

Ces informations sont fournies par votre service de messagerie.

Au besoin vous pouvez retrouver les informations de configuration serveur ici.

Remarque : l’identité du serveur pourra vous être communiqué sous la forme d’un nom de domaine ou d’une adresse IP (ex. 182.12.0.0).

Vous opterez pour une configuration manuelle via “Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires“.

Outlook - Configuration manuelle
Outlook – Configuration manuelle

 

Prenez garde à bien configurer le champ “Votre nom“, ce sera celui qui sera affiché lors de l’expédition de vos courriers.
Ici “Nom d’utilisateur” est positionné sur “maury.mickael@laposte.net”, “Mickaël Maury” serait plus pertinent.

Une fenêtre de connexion effectuera les tests de connexion, réception et envoi afin de finaliser la mise en place de votre configuration.

Une fois fait, vous pourrez accéder à votre application Outlook 2016.

Outlook 2016
Outlook 2016

Envoyer un message

Une fois votre compte configuré, vous pouvez vous même effectuer un premier test d’expédition en cliquant sur “Nouveau courrier“.

Outlook 2016 - Nouveau message
Outlook 2016 – Nouveau courrier

Le champ “A” permet d’indiquer l’adresse e-mail de votre destinataire.

Cliquez sur le bouton “Envoyer” dès que vous avez terminé de rédiger votre message.

Microsoft Outlook place par défaut les messages écrits dans la boite d’envoi.

Outlook se connecte régulièrement au serveur de messagerie afin d’effectuer l’envoi et la vérification des nouveau messages.

Pour faire partir les messages en attente d’envoi, pensez bien à cliquer sur “Envoyer / recevoir“.

Sur un PC, vous pouvez forcer cette opération via un appui sur la touche F9 de votre clavier.

A ce moment là, Outlook vérifier également la présence de nouveaux messages.

Retrouvez plus d’informations sur le support officiel de MicrosoftConfigurer le courrier électronique dans Outlook sur PC

Différentes options avancées vous permettrons de prendre complètement possession de votre boîte mail :

  • demande d’accusé de réception
  • mise en place de signatures
  • création de dossiers et règles de classement automatique du courrier (menu Organisation)
  • réponses automatiques en cas d’absence

Aller plus loin

La gestion de calendrier

Microsoft Outlook vous permet de gérer votre emploi du temps, de créer des événements (titre, date de début, date de fin, horaire, emplacement, …).
Vous pourrez en définir la récurrence, le niveau de visibilité (dans le cas d’un partage de calendrier).
Le tout via un système de Drag and Drop (Glisser / Déposer) intuitif.

Une zone de texte libre ainsi que la possibilité d’ajouter des pièces jointes vous permettront de rajouter un complément d’informations parfois bien utile.

Et élément essentiel, les rappels vous permettrons de recevoir des notifications pour ne rien rater de vos événements importants.

Vous gérez plusieurs types d’événements (familiaux, sportifs, …)? alors partez sur la création de calendriers secondaires.

Vous leur affecterez un nom et une couleur afin de bien les identifier.

Certains calendriers sont d’ailleurs déjà disponibles par défaut, ex. calendrier des jours fériés, …

Calendrier Outlook
Calendrier Outlook

La gestion des contacts

Avec Microsoft Outlook, vous pouvez importer votre carnet de contacts au format CSV et le gérer.

En liaison avec la gestion de calendrier, retrouvez votre carnet de contacts lors de la création d’événements.
Vous pourrez facilement lancer une invitation à vos contacts en les ajoutant en tant que participants.

Dans le même soucis d’intégration, les rappels d’anniversaires seront directement intégrés à votre calendrier, l’application allant piocher dans les fiches de détail de vos contacts pour en extraire leur date de naissance.

Outlook - gestion des contacts
Outlook – gestion des contacts

Partage de documents dans Microsoft Office

Grâce à l’intégration parfaite de tous les composants de la suite Microsoft Office, depuis n’importe quel document vous pouvez cliquer sur le bouton “Partager” (présent dans le Ruban Office) afin de définir un partage par mail et sélectionner un format (ex. PDF).

Bouton "Partager" dans Word
Bouton “Partager” dans Word

Partager en format PDF
Partager en format PDF

Le fichier sera alors directement intégré dans un nouvel e-mail Outlook 2016.

Intégration fichier partagé dans Outlook 2016
Intégration fichier partagé dans Outlook 2016

Comme vous pouvez le constater, mon fichier “microsoft_office_modeles_documents.pdf” a bien été intégré en pièce jointe de mon e-mail.

Il ne me restera plus qu’à saisir l’adresse e-mail de mon destinataire ainsi qu’un sujet de message.

Enfin gros avantage de Outlook 2016, Microsoft met à disposition des applications mobiles pour :

  • Android : à télécharger ici depuis le Google Play Store
  • iOS : à télécharger ici depuis l’Apple Store

Comme vous le voyez, Microsoft Outlook 2016 dispose de toutes les fonctionnalités pour vous permettre de rester organisé.

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