Excel : il y a mieux pour faire votre facturation

Au moment de traiter vos factures, vous avez à choisir entre la suite Microsoft Office, et son tableur Excel, face aux nombreux logiciels dédiés.

Petit historique

Créé en 1985, Excel c’est très vite fait une place de choix dans les entreprises grâce à ses capacités de calcul, et de génération de graphiques.

La création de factures avec Excel

Créer une facture via Microsoft Excel nécessite de nombreux copier / coller, quelques connaissances poussées en formules (AUJOURDHUI(), CONCATENER(), SOMME(), ARRONDI(), …), de la patience pour caller le tout finement pour un rendu optimal en sortie (PDF ou impression physique).

Il vous faudra également faire preuve de rigueur, avec par exemple la définition de règles de gestion :

  •  numéros de facture (“Facture n° – nom client – AAAAMMJJ”, …)
  • structuration en dossiers (Année, mois, …)

L’usage de modèles de documents

Comme indiqué dans un précédent article, il existe de nombreux modèles de documents pouvant être téléchargés, notamment proposés par Microsoft, et qui vous éviterons d’avoir à réaliser une bonne partie du travail.

Vous y retrouverez, pré-intégré, une structure de base et des logiques de calculs communes à la plupart des usages. Mais la personnalisation (ajout de fonctions pour l’automatisation, création de listes, d’en-tête, …) n’est pas si aisée. Elle vous demandera plusieurs heures avant d’obtenir le résultat souhaité.

Pourquoi ne pas passer par des outils dédiés?

A partir de ces outils vous définissez une bonne fois pour toute la structure de base.
Par la suite vous n’aurez plus qu’à effectuer le remplissage : la saisie de vos produits et tarifs.

Je vous recommande chaudement le logiciel Dolibarr que j’utilise personnellement.

Vous pouvez l’acquérir gratuitement et mis à disposition comme logiciel libre, sa pérennité est assurée.

Il vous permettra d’aller beaucoup plus loin : gestion des devis, factures ainsi que votre base de données clients. A cela vient s’ajouter les modules proposés pour des domaines variés : gestion des ressources humaines, travail collaboratif, GED (Gestion Electronique des Documents), …..

Dolibarr peut-être directement installé sur votre serveur, ou en tant qu’application.

Vous n’avez pas les compétences ou vous ne souhaitez pas perdre de temps en configuration serveur? des services cloud existent et vous proposent une version de Dolibarr prête à l’emploi, automatiquement maintenue à jour.
C’est notamment le cas de DoliCloud ou Mon Dolibarr.

La gestion des numéros de facturation s’y effectue de façon automatique

Vous éviterez d’affecter deux fois le même numéro de facture.
Le risque? Rendre juridiquement invalide votre facture.
Un outil comme Dolibarr grâce à sa numérotation séquentielle des factures vous évitera de créer des trous dans votre système.

Le suivi des legislations en rigueur

Gros avantage avec un logiciel dédié, vous êtes à jour des obligations légales (ex. pour un auto-entrepreneur : la notion “TVA non applicable, art. 293B du CGI”), et ce, au grès des évolutions administratives (évolution du taux de TVA, …).

Installation en tant que service distant

En cas d’avarie chez vous (vol, incendie, inondation, …), pas de panique, via des services distants, tout est ligne, stocké sur serveur sécurisé.

Vous êtes en déplacement et avez oublié un document chez vous? L’accès est multi-device.
Il s’effectue depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, et ce, depuis n’importe connexion Internet, directement via un navigateur web.

Autres avantages

Vous avez directement d’intégré la possibilité d’effectuer l’envoi par e-mail des différents documents générés.

L’automatisation des traitements va vous permettre de réduire le nombre d’erreurs, souvent induites par:

  • une faute de frappe
  • un mauvais copier/coller
  • une formule erronée

Avec Excel, vous multipliez les fichiers (fichier client, tableaux des prix, …).

Avec un logiciel dédié vous retrouvez facilement et rapidement une facture, une fiche client, … grâce aux fonctionnalités de filtre et de recherche intégrées.

Ces outils vous permettront également de voir rapidement les factures impayées, ….
Des tableaux de bord vous permettent de garder un oeil sur la situation de votre business.

Que vous utilisiez un tableur Excel ou un logiciel dédié facturation, pensez-bien à conserver une version numérique non modifiable de vos factures (format PDF). Avec les outils dédiés, leur génération est automatique.

Un entrepreneur n’est pas forcément un comptable ou un informaticien.
Passer le moins de temps possible à ces tâches annexes est pour lui primordial.
Le tout pour se consacrer au maximum à sa production.
Il est peut-être temps d’adopter de nouvelles pratiques.

 

 

 

 

Lien vers le projet Dolibarrhttps://www.dolibarr.fr/

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