Les outils collaboratifs Google

Que vous ayez à gérer une association, un regroupement de professionnels – collaborateurs, qui travaillent en équipe (ex. cabinet de médecins, …), il est grand temps de passer aux outils collaboratifs.

Oubliez les échanges par e-mail ou clés USB, ainsi que les V1, V1.1, V1.1.1, les soucis de pièces jointes trop lourdes ….

Travaillez à distance, et de n’importe où, via votre smartphone, tablette (depuis une application dédiée) ou ordinateur (depuis votre navigateur web).


Pré-requis – un compte Google

Il vous faudra créer une adresse de messagerie Gmail pour accéder aux différents services proposés par Google.
C’est gratuit et cela vous offrira un accès à un vaste ensemble de services !

Pour créer votre compte Google, rendez-vous sur la page d’accueil www.google.fr puis cliquez sur “Connexion”, puis “Créer un compte”.

Google - Connexion
Connexion Google
Google - Créer un compte
Créer un compte Google
Google - Créer votre compte

Renseignez les différentes informations demandées (Prénom, Nom, …).

Vous avez maintenant accès à tout l’éco-système Google !

Eco-système Google
Eco-système Google

Autre pré-requis pour le travail collaboratif : être connecté à Internet.


Gmail, client mail

Gmail

 

Grâce à son intégration parfaite à l’éco-système Google, ouvrez vos documents en pièce jointe (ex. pièces jointes .doc, .xls, …) directement à partir de la suite bureautique de Google.

Les autres points forts :

  • intégration de Google Agenda, Google Keep, des tâches (Tasks), Google Contacts, Google Hangouts
  • filtre automatique par “Catégories” : Réseaux sociaux, Notifications, Forums, Promotions
  • système de gestion de “Libellés” avec gestion des couleurs
  • gestion des signatures (ajoutées à la fin des messages)
  • réponses automatiques (ex. absence de date à date)
  • création de règles de filtres (ex. Correspondance from:[adresse e-mail] => Supprimer)
  • bascule de messages “En attente
  • filtre anti-spam, système de blocage
  • traductions intégrées (système Google Translate)
  • thèmes graphiques

Accédez à l’interface web Gmail.


Google Contacts, carnet d’adresses

Importer sa liste de contacts

Vous disposiez d’une liste de contacts chez un autre fournisseur de service (Yahoo Mail, Outlook.com, …), ou vous disposez simplement d’un fichier Excel (.csv) comportant vos contacts? Sachez qu’il vous est possible de les importer.

Google Contacts - importer
Google Contacts – importer

Dans le cas d’un import depuis un autre service, il vous faudra renseigner vos identifiants et autoriser Google à accéder à votre carnet d’adresses pour démarrer l’import.

Sera automatiquement créée un “Libellé” (ex. “Importé depuis Email le 08/07/2018”), que vous pourrez bien évidement renommer.


Gérer ses fiches contacts

Au clic sur une ligne de contact, vous obtenez sa fiche complète.

Google Contacts - fiche
Google Contacts – fiche

L’icône en forme de crayon vous permet de modifier les différentes informations (coordonnées, numéro(s) de téléphone, adresse(s) e-mail, …).
Si votre contact est un contact régulier et/ou important, cliquez sur l’icône en forme d’étoile pour l’ajouter dans les favoris.
Vous le verrez ainsi remonter en haut de liste.

L’algorithme Google retrouvera automatiquement d’autres informations via les services de son éco-système :

  • Profil Google +
  • Google Maps

Ces informations ne peuvent-être modifées.

Si vous avez procédé à des échanges via les service Google, vous retrouverez ces références dans un bloc “Interactions”. Ce sera par exemple, la liste des derniers e-mails échangés via Gmail.

Le bouton “+” fixé en bas à droite, vous permet d’ajouter une nouvelle fiche contact.

Google Contacts - créer un contact
Google Contacts – créer un contact

Astuces :

  • faites un peu de tri via le menu “Doublons
  • utilisez les “Libellés” pour retrouver plus facilement des contacts (ex. “amis”, “famille”, …)
  • utilisez la puissance des fonctionnalités de recherche Google (champs “Rechercher”) et de son auto-complétion

Accédez à l’interface web Google Contacts.


Google Hangout, messagerie et visioconférence

Google Hangouts

 

Vous souhaitez lancer une réunion par webcam, Google Hangout vous permet d’organiser ces échanges visio jusqu’à 10 membres simultanés, ou simplement via le chat par message texte.
Vous souhaitez montrer quelque chose sur votre écran? Utilisez le partage d’écran.

Google Hangouts Les autres points forts :

  • directement intégré dans Gmail

Accédez à l’interface web Hangout.

Téléchargez Google Hangout pour Android et Hangouts Phone – Appels té..

Téléchargez Google Hangout pour iPhone et iPad.


Google Agenda, gestion de calendrier

Evitez les nombreux allers-retours pour préparer une réunion, l’outil Google Agenda va vous faire gagner du temps.

N’oubliez plus aucun rendez-vous, recevez des alertes lorsque vos réunions vont débuter.

Faites vous guider par Google Maps jusqu’au lieu de votre rendez-vous.

Ajouter un nouvel agenda

Depuis le menu “Paramètres” > “Ajouter un agenda” > “Parcourir les agendas susceptibles de vous intéresser” ajoutez par exemple le calendrier des “Jours fériés en France”.

Ou synchronisez vous à un calendrier Apple (iCal) via son adresse (URL de l’agenda) depuis le menu “Paramètres” > “Ajouter un agenda” > “A partir de l’URL”.

Google Agenda - importer calendrier iCal
Google Agenda – importer calendrier iCal

Il vous est également possible d’importer des données directement depuis un fichier iCal ou CSV (format Microsoft Outlook).

Si vous souhaitez séparer vie privée et vie professionnelle, créez un nouveau calendrier via le menu “Paramètres” > “Ajouter un agenda” > “Nouvel agenda”.

Partagez votre agenda via le menu “Paramètres” > “Paramètres de mes agendas” et le bloc “Partager avec des personnes en particulier

Cliquez ensuite sur “AJOUTER DES CONTACTS” pour définir les adresses e-mail des personnes qui auront accès à votre agenda.

Définissez les autorisations de partage :

  • Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails)
  • Afficher les détails des événements
  • Modifier des événements
  • Apporter des modifications et gérer le partage

Les personnes concernées recevront une invitation.

Une autre option : “Rendre disponible publiquement”, utile notamment si vous souhaitez l’intégrer au sein de votre site web, ….

L’interface Google Agenda

Google Agenda
Google Agenda – interface

Google Agenda intégre également une liste de tâches (“Tasks”).
Google Agenda - Tasks

Adaptez l’interface via plusieurs modes d’affichage de votre calendrier : JourSemaineMois / AnnéesPlanning / 4 jours

Le bouton “+” fixé en bas à droite, vous permet d’ajouter un nouvel événement.Le lieu est renseigné en auto-complétion par saisi dans le champs “Ajouter un lieu”, la visioconférence peut-être programmée via le système Hangout.

Invitez vos contacts via l’onglet “INVITES”.

Autre manière de créer un événement : cliquez sur un espace vide de votre agenda.


Suite bureautique Google

Créez et modifiez en ligne des documents texte (Google Docs), tableaux (croisés dynamiques, …) et graphiques (Google Sheets), diaporama (Google Slides) ou formulaires (Google Forms).

Fortement inspirée, et compatible avec la suite Microsoft Office, la suite de Google est simple à prendre en mains.

Attention toutefois à la compatibilité sur des mises en forme complexes qui peuvent ne pas être prises en charge par la suite de Google.

Utilisez l’extension Google ChromeEditeur Office pour Docs, Sheets et Slides pour pouvoir consulter et modifier vos fichiers Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) avec la suite bureautique de Google.


Google Docs, traitement de textes

Google Docs embarque une “GALERIE DE MODELES” proposant, à la création d’un nouveau document, des structures pré-définies (ex. CV, Rapport, Lettres, …).

Cliquez sur “Partager” pour autoriser une personne à consulter ou modifier un de vos documents.
Il vous suffit alors d’indiquer la ou les adresses mails des personnes à inviter, et d’indiquer les permissions qu’auront ces personnes :

  • modification
  • commentaire : les invités pourront émettre des suggestions sans apporter de modifications directes
  • lecture

Une autre possibilité : générer un lien de partage.
Toute personne qui disposera de ce lien pourra accéder à votre document.
De même vous pourrez gérer les permissions.

Travaillez en même temps sur le même document grâce à un système de curseurs traçant les changements ou sélections de texte.

Utilisez le système de chat intégré aux documents pour notifier vos collaborateurs, émettre des suggestions.

Les autres points forts :

  • des centaines de polices
  • sauvegarde automatique de vos modifications
  • accès à l’historique des révisions avec possibilité de revenir à une version antérieure
  • intégration complète à la suite Google (insertion de graphiques Google Sheets, images Google Photos / Google Drive, …)
  • compatible avec Microsoft Word

Accédez à l’interface web Google Docs.

Téléchargez Google Docs pour Android.

Téléchargez Google Docs pour iPhone et iPad.


Google Slides, présentation

Créez vos présentations pour mettre en forme vos idées.

Les autres points forts :

  • de nombreuses animations
  • compatible avec Microsoft PowerPoint
  • compatible Chromecast pour facilement diffuser vos présentations (sans câbles) sur un écran déporté

Accédez à l’interface web Google Slides.

Téléchargez Google Slides pour Android.

Téléchargez Google Slides pour iPhone et iPad.


Google Sheets, tableur

Système de formules, tableaux croisés dynamiques, mise en forme conditionelle, …

Les autres points forts :

  • enregistreur de macros
  • compatible avec Microsoft Excel

Téléchargez Google Slides pour Android.

Téléchargez Google Slides pour iPhone et iPad.


Google Forms, formulaires en ligne

Créez vos propres formulaires avec Google Forms, partagez votre formulaire, collectez les réponses et analysez en temps réel les résultats depuis Google Sheets (via des graphiques).

Structurez vos différentes questions, en intégrant des champs de saisi parmi les types suivant :

  • choix multiples
  • listes déroulantes
  • cases à cocher
  • échelle linéaire (ex. note de 1 à 5)

Agrémentez vos questions d’images et vidéos issues de YouTube.

Usez de l’affichage conditionnel (redirection entre pages, sauts de questions) pour plus de modularité.

Les autres points forts :

  • de nombreux thèmes disponibles
  • intégrez votre propre charte graphique (logo, codes couleurs)
  • collecte possible des adresses e-mail

Accédez à l’interface web Google Forms.


Un service de stockage dans le cloud

Google Drive

 

Avec Google Drive, stockez et partager vos documents directement grâce aux possibilités offertes par le cloud.

Le cloud, c’est votre disque dur externe dans les nuages, c’est à dire un stockage sur serveur Google.

Attention par conséquent à ne pas stocker de documents trops confidentiels (ex. R&D, …) !!

Retrouvez vos documents sur tous vos appareils (smartphone, tablette et ordinateur).

Votre drive comporte une grille de dossiers et fichiers pouvant être triés par Nom, Dernière modification, …. disposition pouvant être modifiée pour un mode liste.

Le bouton “Nouveau” vous permet de créer des “Dossiers”, ainsi que différents types de documents (Google Docs, Google Sheets, …).

Vous retrouvez dans le menu “Ordinateurs” la liste des périphériques connectés, ….

Dans “Partagés avec moi” tous les documents que d’autres personnes ont souhaitées partager avec vous.

Le système de “Corbeille” est le même que sur votre ordinateur personnel, avec la possibilité de demander à “Restaurer depuis la corbeille”.

Le menu “Sauvegardes” conserve les différentes sauvegardes de vos périphériques Android (smartphone, tablette).

Vous disposez de beaucoup de fichiers et ne parvenez plus à retrouver vos petits? Dans ce cas utilisez la recherche globale “Rechercher dans Google Drive” ou cliquez sur la flèche en vis à vis du champs pour accéder à une recherche avancée.

Google Drive - recherche avancée
Google Drive – recherche avancée

Quel(s) type(s) de fichiers vais-je pouvoir déposer sur Google Drive?

Google Drive gère plus de 40 formats de fichiers parmi :

  • les images (PNG, JPEG, …) et vidéos
  • les fichiers bureautiques (texte, tableaux et graphiques, présentation)
  • les fichiers pour impression (PDF)
  • les archives (ZIP, …)

Tous vos changements sont automatiquement synchronisés, en temps réel sur vos différents appareils.

Si vous ne disposez pas de connexion Internet, créez votre document en mode “Hors Connexion”, ce dernier sera alors synchronisé lors de la prochaine connexion à Internet.

Vous souhaitez stocker vos fichiers issus de votre ordinateur, de vos cartes SD (photos, …) en synchronisation continue?

Dans ce cas il vous faudra télécharger le logiciel Sauvegarde et synchronisation.

Téléchargez Google Drive pour Android.

Téléchargez Google Drive pour iPhone et iPad.


Vous voullez aller encore plus loins, sachez que Google propose GSuite, un abonnement PREMIUM à sa suite bureautique avec :

  • un plus grand espace de stockage dans Google Drive (30 Go ou 1 To)
  • configuration de votre adresse de messagerie avec votre nom de domaine
  • une assistance 24h/24h et 7j/7

L’abonnement Basic débute à partir de 4€ / mois et par utilisateur.

A noter également, que chaque service Google dispose de possibilités d’extensions au travers des “Modules complémentaires” (ex. Trello, …).

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