Microsoft Office et la création de modèles de documents

Des modèles de documents mais pour quoi faire?

Il arrive que vous ayez à traiter des documents que vous reprenez assez souvent.
Via un système de copier / coller vous en gardez la structure (devis, quittance, facture, …).

Le modèle de document est là pour standardiser votre contenu et vous faire gagner du temps.
En effet, la structure pré-définie et réutilisable, il ne vous restera plus qu’à saisir le contenu variable… c’est à dire à remplir les cases.

Un modèle de document répond à un besoin donné, déjà mis en page il suffit de le personnaliser.
De quoi gagner un temps précieux.

Comment créer un modèle de document?

Tout simplement comme si vous vous lanciez dans la création d’un fichier Word, Excel, … classique.
Vous y intégrer l’ensembles des calculs, formats, couleurs, … nécessaires puis vous l’enregistrez.

A la différence près que vous allez choisir ici une option d’enregistrement différente. : par exemple “Modèle Excel” si vous êtes sur le tableur.

Vous aurez le choix entre un format .xltx pour un enregistrement de modèle simple ou .xltm pour un enregistrement de modèle avec macro.

Enregistrement Modèle Excel
Enregistrement Modèle Excel

Votre modèle de document est ensuite stocké dans un dossier propre à Microsoft Office (AppData / Roaming / Microsoft / Templates sur Windows).

Comment utiliser un modèle de document?

Vous venez de lancer Microsoft Office ou de cliquer sur “Fichier” / “Nouveau à partir d’un modèle …“, vous trouverez listé un nombre déjà important de modèles de documents pré-embarqué dans Microsoft Office.

Un petit formulaire de recherche vous permettra d’affiner cette liste issue de Microsoft Office Online.

Vous pourrez également en retrouver la liste directement sur le site dédié : https://templates.office.com/

Retrouvez également sur le blog Microsoft, une liste de mise en pratique ciblée famille (budget, calendrier photo, recettes de cuisine, liste de courses, …).

Les modèles de documents Microsoft Office peuvent s’avérer être une solution bien pratique notamment pour les petits entrepreneurs n’ayant pas forcément le besoin ou l’envie de basculer sur une solution de gestion dédiée (Ciel, Dolibarr, …) pour générer quelques devis, factures, …

Vous standardisez ainsi un peu plus votre processus.

Bien évidemment cette solution “manuelle” ne vous proposera pas les options avancées telles que la numérotation automatique des factures, l’historique des modifications, la bascule en un clic d’un devis en facture, …

Pour ce genre de besoin plus évolué, n’hésitez pas à me contacter.
Je pourrais vous déployer sur serveur la solution libre de droits Dolibarr, que j’utilise quotidiennement en tant que consultant indépendant.
Je vous en reparlerez prochainement dans le détail.

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